Open bar, qual è il significato semantico delle due parole associate e cosa significa la breve frase? La risposta non può e non deve limitarsi all’intuitiva e immediata traduzione di “bar aperto” e questo perché l’open bar nasconde numerosissimi assi nella manica per fare la differenza nell’organizzazione del suo evento.
Cosa s’intende per open bar?
La descrizione più semplice è quella di un bar a ciclo continuo, senza dover rispettare orari e archi temporali per bere o per consumare piccoli assaggi di cibo. Non deve però pensare all’open bar solo come un servizio da discoteca, perché, ad oggi, risulta essere sempre più apprezzato in molti eventi di generi e target diversi, più o meno informali. L’open bar, infatti, risulta essere un punto di riferimento conviviale dove riunirsi, rifocillarsi e, perché no, concedersi un drink diverso dal solito. Le sveliamo quali sono le caratteristiche di un ottimo servizio di open bar, così da poter valutare se può essere l’ideale per il suo evento.
La scelta di ricorrere all’open bar dipende anche dal tono che si vuole dare a un evento. È un grosso vantaggio per gli ospiti che sono liberi di muoversi evitando le noiose file, ed è conveniente sia per chi organizza che per il bilancio complessivo. Gli ospiti infatti possono utilizzare l’area drink durante tutto l’evento: cena aziendale, meeting e convegno, senza limiti di consumazione, ma con tipologia limitata di prodotti.
Potrà anche stupire i suoi ospiti con barman acrobatici, optando per una gestione di tipo tradizionale con limiti di orari e con un’offerta più varia di bevande.
Se la Sua idea di evento è quella di conciliare convivialità e praticità, non vi è dubbio che la scelta di organizzare un open bar all’interno del suo evento è una scelta elegante, divertente e comoda.
I vari tipi di open bar
Uno degli elementi da prendere in considerazione per organizzare il suo evento, è il numero di partecipanti. Se l’evento che ha in mente di organizzare prevede un gran numero di invitati, possiamo già senza dubbio consigliarle di ricorrere all’open bar: potrà abbattere i costi, limitando il ventaglio di prodotti da utilizzare e potrà offrire un luogo di convivialità che soddisfi in poco tempo molte persone. Inoltre, perché no, questa modalità organizzativa si presta anche per incontri istituzionali grazie all’aggiunta del cibo, con piccoli assaggi e stuzzichini.
Per offrirle un servizio cucito sulle sue esigenze, possiamo indicarle due modalità di gestione, che Le permetteranno di soddisfare a pieno l’organizzazione del suo evento.
Le due tipologie di gestione di un open bar
– a forfait: quando il bar è aperto in un arco temporale circoscritto, per esempio, al termine di un convegno o di una presentazione di un libro, tutti i presenti possono approfittare dell’offerta sulla base di un costo forfettario stabilito per ogni ospite, senza il computo dei prodotti consumati.
È la tipologia più diffusa e meglio gestibile e che non Le riserverà di certo brutte sorprese. Possiamo consigliarle questo servizio ad una cena aziendale, per una festa privata o in un qualsiasi evento con il quale vuole ospitare delle persone.
– A consumazione, che è la gestione tipica del servizio in eventi molto lunghi e protratti nel tempo, come nelle fiere o nelle mostre.
La gestione del servizio viene regolata mediante dei carnet o coupon, con i quali gli ospiti possono utilizzare il bar per tutto il tempo, ma la quantità e la qualità dell’offerta è stabilita a monte. Le indichiamo qualche utile informazione in più che potrà orientarla verso la scelta del servizio più opportuna per il suo evento.
L’open bar a un evento aziendale
Per organizzare un bar per il suo evento aziendale occorre elaborare una serie di riflessioni conoscitive e preventive per gestire al meglio il servizio.
Avendo a disposizione una serie d’informazioni basilari sulla tipologia di ospiti, si possono infatti quantificare al meglio le modalità organizzative, gestendo i costi e la qualità del servizio senza problemi.
Quali sono gli elementi conoscitivi per pianificare al meglio un evento aziendale? Ne indichiamo alcuni.
Occorre avere il numero preciso di partecipanti, decidendo un range d’azione e, inoltre, per poter optare per una delle modalità gestionali occorre conoscere la tipologia di partecipanti, utile a individuare anche l’offerta da proporre (se orientata verso gli analcolici o gli alcolici) per non offrire drink inopportuni o inadeguati nel numero, evitando brutte figure, legate alla poca soddisfazione degli ospiti.
Per un evento privato
L’open bar è molto richiesto per le feste private, per le lauree, i compleanni e i matrimoni. Se il suo evento rientra in uno di questi appena citati, non vi è dubbio che l’open bar regalerà un pizzico di eleganza e divertimento in più alla Sua festa.
La scelta di questa tipologia organizzativa Le consentirà di caratterizzare l’evento garantendo un buon servizio e la sicurezza di non esagerare nei consumi, per un divertimento in piena sicurezza.
I barman addetti, devono avere la giusta formazione per comprendere le esigenze degli organizzatori e di comportarsi a seconda dell’utenza.
Perché è importante per i vostri eventi?
Sicuramente ricorrere a un open bar è una scelta ottimale in termini organizzativi e di intrattenimento. Potrà conoscere le spese in partenza e sarà certo che tutti gli ospiti riceveranno un ottimo servizio e si sentiranno coccolati durante la festa.
Indipendentemente dalla tipologia di gestione, l’open bar ha il vantaggio di far continuare il clima conviviale anche oltre i tempi prestabiliti, come spesso accade in matrimonio o una festa ad esempio.
I vantaggi sono tantissimi, ma bisogna avvalersi di professionisti del settore, perché è un servizio che non può essere improvvisato.
